Готови ли сте да научите най-добрите трикове за Microsoft Office от ученици? Всяка година се провежда световно състезание за ученици Microsoft Office World Wide Championship, а тази година някои от победителите споделят своите знания.

 

Съвременните ученици използват компютрите като част от своето обучение още от първия ден в училище. Така те имат достатъчно време, за да усвоят всички видове съвети и трикове за Office, които им помагат да извлекат максимална полза от компютрите си.

 

От Make Use Of са помолили тазгодишните шампиони да разкрият най-добрите техники които със сигурност ще бъдат полезни на всички ни.

1. Word

Днес всеки използва Word, но не всеки потребител може да се смята за експерт. Тези два трика обаче ще ви помогнат да се доближите до пълното усвояването на програмата.

- Избиране на отделни части от текст – ако задържите клавиша „Ctrl“, докато маркирате текст, можете да изберете две отделни секции едновременно. А ако задържите „Ctrl“ и след това кликнете върху която и да е част от текста, ще изберете само това изречение.

- Бърз достъп – Quick Access бара в горния ляв ъгъл на потребителския интерфейс на Word е снабден с клавишни комбинации за „Save“, „Undo“ и „Redo“ по подразбиране, но ще стане наистина мощен, когато го персонализирате сами.

 

Използвайте падащото меню и изберете More Commands, за да видите пълен списък с начините, по които можете да персонализирате лентата с инструменти. Можете дори да добавите свои собствени макроси в лентата с инструменти.

2. Excel

Ето как може да се ползвате по-пълноценно от Excel.

- Conditional Formatting е сигурен начин да направите вашите електронни таблици в Excel визуално по-интересни и това наистина е доста лесно за изпълнение. Първата стъпка е да се уверите, че работите с данни, които ще се възползват от тази техника. Може да ползвате Conditional Formatting когато трябва да представите много информация в малко пространство.

 

Вашата таблица ще бъде много по-лесно читаема в този случай, ако оцветите данните и  използвате една от предварително създадените опции в Home -> Styles -> Conditional Formatting.

 

 

 

Но по-добре ще е да приспособите резултата си, като използвате опцията „New Rule“.

 

 

Този екран ви позволява да прецизирате форматирането си, за да отговори на вашите точни спецификации. Може да преминете към трицветна скала, използвайки падащото меню „Format Style“. Променете и двете полета в Number -> Type и задайте ръчно стойност („value“) за всяко от тях. Щом сте доволни от корекциите си, кликнете върху „OK“.

 

 

Трябва да завършите с нещо като изображението по-долу. Сега е много по-лесно да получите обща представа за това, което предават данните.

 

 

3. PowerPoint

 

Когато става дума за пакета Microsoft Office, PowerPoint често се подценява. Ето някои бързи съвети как да извлечете максимума от софтуера.

 

- Вграждане на шрифтове – Използването на персонализирани шрифтове в PowerPoint е един от начините за добавяне на визуален интерес, но ако прехвърлите документа на друга система, преди да я представите, може да попаднете на проблеми. За да ги избегнете отидете в File -> Options, след това в секцията Save от менюто. Поставете отметка в квадратчето „Embed fonts in the file“. Това ще гарантира, че шрифтовете са запазени като част от документа.

 

- Използвайте „Selection Pane – Този съвет, който опростява процеса на оформяне на съдържанието в слайдовете. Ако добавите няколко изображения към презентацията си, като отидете в Insert > Illustrations > Icons може да настане голяма бъркотия, но може да се ползвате от „Selection Pane“. Кликнете два пъти върху всяка икона, за да отворите таба Format. Кликнете върху „Selection Pane“, за да се отвори от дясната страна на екрана. Можете да използвате това меню, за да изберете отделни елементи, които след това можете да движите нормално. Можете дори да използвате „Shift“ или „Ctrl“, за да изберете няколко елемента наведнъж.

 

- Плъзнете от очертанията – Ето един полезен съвет за ученици. Представете си, че току-що сте прекарали един час в писането на бележки по дадена тема, когато разбирате, че ще трябва да представите вашите открития на класа. Не би ли било чудесно да създавате презентация от PowerPoint от работата, която вече имате? Може да звучи твърде добре, за да е истина, но е възможно. За да започнете, първо подгответе бележките си в Word.

След това се насочете към PowerPoint. От таба „Home“, кликнете „New Slide“ и изберете „Slides from Outline“. Отворете документа, съдържащ бележките ви и кликнете върху „Insert“. Трябва да получите някои предварително направени слайдове на базата на бележките ви. Ако не ви харесва нещо, лесно може да го коригирате.

 

Вижте 15 любопитни факта за Microsoft Office, които може да не знаете