Има много причини да използвате облачно базираната услуга Google Docs, вместо приложения като Microsoft Word. Една от най-важните причини е, че можете да създадете някои много полезни автоматизации, използвайки скриптове Google Scripts.

 

От Make Use Of препоръчват тези два впечатляващи скрипта за Google Docs, с които да автоматизирате действията си.

 

1. Създаване на автоматичен шаблон за документи

Ако изпращате един и същ имейл често, един автоматичен шаблон за документи може наистина да ви помогне да спестите време. Това може да е нещо като месечен отчет за продажбите на вашия мениджър или седмични актуализации на колеги. Всичко, което пишете често, може да бъде автоматизирано с шаблон за документи и Google Script.

 

Първата стъпка е създаването на шаблон за документи, това става по същия начин като създаването на документ. Думите, които бихте искали да попълните обградете със знака ##, като примера по-долу.

 

 

За този документ можете да създадете Google Script, който да се изпълнява при отваряне на документа. Скриптът ще ви подкани да въведете всеки от елементите, които влизат в документа. За да създадете скрипта, кликнете върху менюто „Tools“ и изберете „Script editor“.

 

В прозореца на редактора, изтрийте кода който виждате там и го заменете със следния скрипт:

function myFunction() {

  // Display a dialog box for each field you need information for.

 

  var ui = DocumentApp.getUi();

  //var response = ui.prompt('Enter Name', 'Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK);

  var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name');

  var client1Response = ui.prompt('Enter client 1');

  var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1');

  var client2Response = ui.prompt('Enter client 2');

  var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2');

  var client3Response = ui.prompt('Enter client 3');

  var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3');

  var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission');

  var date = new Date();

   

  //Make a copy of the template file

  var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();

     

  //Rename the copied file

  DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report'); 

     

  //Get the document body as a variable

  var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody();

   

  //Insert the entries into the document

  body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText());

  body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText());

  body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText());

  body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText());

  body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); 

  body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText());

  body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText());

  body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText());  

 

Заменете идентификационния код на документа в горния скрипт с идентификационния номер на документа на шаблона. Ще го намерите в URL адреса, когато редактирате темплейта.

 

В прозореца на редактора на Google Script, кликнете върху иконата на диск, за да запазите скрипта. След това стартирайте скрипта, за да проверите дали тя работи. Когато стартирате скрипта за първи път, може да се наложи да одобрите разрешенията за профила си в Google, за да изпълните скрипта.

 

Върнете се в темплейта и попълнете полетата, които започнат да изкачат на екрана. Когато приключите, скриптът ще създаде нов документ в основната папка на Google Drive, като цялата информация, която сте въвели, ще бъде попълнена.

 

 

Накрая трябва само да настроите скрипта, който да се изпълнява всеки път, когато отворите темплейта. В прозореца Google Script Editor, кликнете върху Edit > Current project’s triggers. Кликнете върху бутона „Add Trigger“ в долния десен ъгъл. Уверете се, че „Select event type“ е на опция „On open“.

 

 

2. Създаване на документ от Google Sheet

Понякога се налага да прехвърляте информация от електронна таблица в документ. Ако правите това твърде често, можете да спестите време, като интегрирате Google Sheets с Google Docs. За този скрипт ще използвате Google Scripts Editor в Google Sheets, тъй като от там ще дойдат данните.

 

Първо, създайте своя документ-шаблон, точно както направихме това в първата част на тази статия, като вградите променливи, заобиколени от символа ##.

 

 

Данните за тези отчети ще идват от електронната ви таблица в Google Sheets. И може да изглежда нещо такова:

 

 

За да създадете скрипта си в рамките на Google Sheets, кликнете върху менюто „Tools“ и изберете „Script editor“. Поставете следващия скрипт в прозореца „Script Еditor“.

function myFunction() {

  var date = new Date();

 

  // Opens SS by its ID

  var ss = SpreadsheetApp.openById("");

 

  var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet

 

  //Make a copy of the template file

  var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId();

 

  //Rename the copied file

  DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report'); 

 

  //Get the document body as a variable

  var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody();

 

  var range = sheet.getRange("A2:B4");

 

  body.replaceText('##name##', 'Sam');

 

  for (var i=1; i<4; i++) {

    cell = range.getCell(i,1);

    client = cell.getValue();

    body.replaceText('##client' + i + '##', client);

    cell = range.getCell(i,2);

    sales = cell.getValue();

    body.replaceText('##sales' + i + '##', sales);   

  }

}

 

Заменете идентификационния код на документа в горния скрипт с идентификационния код на шаблона. Също така заменете Google Sheet ID с ID на вашите данни в Google Sheet.

 

В прозореца Google Script editor кликнете върху иконата на диск, за да запазите скрипта.

Стартирайте скрипта, за да го тествате дали работи. Не забравяйте, че когато стартирате скрипта за първи път, ще трябва да одобрите исканията за разрешения, за да може да има достъп до профила ви в Google. Когато стартирате скрипта, той ще създаде нов документ в основната папка на Google Drive.

 

Вижте три полезни програми за повишаване сигурността в Google Drive