Днес дистанционната работа е нещо съвсем тривиално. Това често срещано явление обаче е често възпрепятствано от факта, че осъществяването на успешна среща от разстояние не е толкова лесно, колкото ви се струва.

 

Затова от CIO са съставили списък с 7 съвета за провеждане на успешни срещи от разстояние, от които могат да се възползват както служителите, така и работодателите. Защо това е толкова важно? Ако сте част от голяма компания сигурно ви се налага да работите най-малко с един или двама души дистанционно през по-голямата част от седмицата. Сигурно е и, че ви се е случвало да имате много виртуални срещи с ниска продуктивност.

 

Независимо дали сте загубили време поради неработеща технология обаче, най-вероятно се чудите как всъщност да проведете една наистина успешна дистанционна среща.

1. Бъдете подготвени

Това се отнася за всяко среща, независимо дали е лице-в-лице или виртуална. Ако не сте сигурни, че сте готови за нея, евентуален провал е неизбежен. За какво става дума? Винаги е възможно да ви се наложи да извадите документи – или да отворите презентация, която да споделите с останалите по интернет. Ако не сте в състояние да продължите дискусията или да проведете кратък разговор на друга тема, по-добре се постарайте да имате всичко под ръка. Пригответе си добре материалите предварително, създайте си дневен ред и се придържайте към него. А ако изпратите дневния ред на всички присъстващи преди срещата, ще им даде шанс да добавят нещо. По този начин всеки ще дойде готов и ще успеете да свършите повече работа за времето, което сте определили.

2. Проверете предварително оборудването си

Ако някога сте били част от среща, на която са минали поне 15 минути в началото само за да може водещият да настрои микрофона си или видео камерата, сигурно знаете, че в такива случаи всеки се чувства така, сякаш са загубили времето му. Уверете се, че оборудването ви работи и ако има проблем го отстранете преди началото на срещата.  

3. Отнасяйте се към виртуалната среща като към среща лице-в-лице

Само защото срещата е дистанционна не означава, че хората, които присъстват на  нея имат повече време и нямат стриктни графици, към които да се придържат. Затова е важно както да се появявате навреме за виртуални срещи, така и да ги приключвате на време.

4. Облечете се подходящо ако има видео конференция

Нормално е да предвидите, че при една видео конференция хората ще гледат на облеклото ви по същия начин, както и при една среща лице-в-лице. Ето защо, дори и да работите от дома си, добра идея е да се облечете с дрехите, които носите в офиса. Само защото сте дистанционно не означава, че вашите колеги няма да очакват същото ниво на професионализъм, както когато сте в офиса.

5. Внимавайте за часовите зони

Ако искате да си гарантирате присъствието на всички свои колеги в различи страни, трябва да се съобразите с часовите зони преди да изпратите поканата за среща. Ще се съгласите, че среща в 16:00 часа ваше време може да се окаже извън работните часове за други. В резултат, те или няма да ви окажат сътрудничеството, което очаквате, или няма да дойдат на срещата. Ето защо е необходимо да потвърдите часовите пояси на всички, преди да определите времето за среща.

6. Местни празници

Елементарният етикет изисква да не звъните преди 9:00 часа сутринта или след 21:00 часа. Същото важи обаче и за местните празници, тъй като те са различни за отделните страни и някои хора може вече да са си направили лични планове за почивка. Така че потвърждението за приемането на деня за среща е важен гарант за успеха ѝ още преди да е започнала и не бива да бъде забравяно.

7. Служебен телефон

Ако сте мениджър и разчитате на виртуални срещи със своите служители, осигуряването на мобилно устройство за срещи е важно условие за техния успех. Не забравяйте, че един мобилен телефон с опции за инсталиране на приложени за виртуални конференции е незаменим помощник на вашите служители не само когато са на път, но и когато са в офиса и имат проблеми със стационарните телефони или интернет връзката. Едно мобилно устройство обаче може да помогне както за аудио връзка, така и за видео споделяне. В допълнение, една алтернативна опция за изпращане на спешен имейл или съобщение на телефона може да е много полезно в случай, че служителят води среща, но трябва спешно да му бъде напомнено за някакво важно обстоятелство или условие по договор без да се смущават останалите.

 

Вижте най-добрите смартфони за бизнес