Ние всички разчитаме на имейл услугите. В електронната поща на служителите в големите корпорации всеки ден влизат и излизат огромно количество имейли. И въпреки че има много нови комуникационни технологии, имейл услугата все още е най-важното средство за обмяна на информация в съвременния бизнес.

 

Предлагаме ви съветите на Make Use Of за това как да намалим стреса при работа с имейл услугите.

1. Планирате неправилно кога да изпратите имейлите си

Приложения като Boomerang и SndLatr са полезни, защото позволяват да планирате кога точно да бъде изпратен даден имейл. Може да изготвите предварително един куп имейли в удобно за вас време и да ги изпратите автоматично в даден момент по ваш избор. Щом получат електронната си поща обаче, получателите предполагат, че вие сте онлайн и на разположение за разговори и могат да ви потърсят, а вие да не сте на разположение. Това може да създаде негативно чувство у колегите ви, затова е важно да планирате внимателно по кое време е разумно да получат вашите имейли. Разумно е по това време да сте на линия и да не сте претоварени с друга работа.

2. Изпращате недовършен имейл

На всеки може да се случи да натисне „Send“ преди да е завършил напълно имейла си. За да се избегне подобна бъркотия, оставете добавянето на имейл адреса за най-накрая. Това ще ви служи като напомняне да проверите повторно всичко, което сте написали.

3. Отделяте твърде много време да триете нежеланите имейли

Изтриването на досадните и безполезни имейли отнема много време и разконцентрира. Ето защо е много по-разумно да се използва вградената система за филтриране на нежелани съобщения и блокиране на имейл адресите, които изпращат такива писма. Ще трябва да погледнете как да направите това на базата на услугата за електронна поща, която използвате.

4. Не се възползвате от възможността да прикачвате имейли на началния екран

Ако имате важни имейли, до които искате бърз достъп, може да ги закачите на началния екран на компютъра си, ако той работи с Windows 10. Отворете приложението Mail, кликнете с десния бутон върху този имейл, който искате да добавите към началния екран. В контекстното меню, кликнете върху „Pin to Start“. Можете дори да прикачите индивидуален акаунт към началния си екран.

 

За да закачите имейл в Start менюто в Windows 7 или 8, първо трябва да го запишете на компютъра си, а след това да отидете до местоположението на запазения имейл и да го придърпайте върху бутона за Start менюто.

5. Отделяте твърде много време да търсите важен имейл

Възползвайте се от имейл функциите, като етикети и оператори за търсене, за да стесните резултатите от вашите търсения. Gmail има някои допълнителни опции за търсене, до които можете да стигнете, като кликнете върху малката стрелка, която се появява в близост до бутона за търсене.

 

Вижте осем неща, които не предполагате, че може да се направят с имейл